「2021 수원MICE얼라이언스 B2B상담회 및 설명회 운영」

과  업  지  시  서

2021. 9.

	(재)수원컨벤션센터

Ⅰ		과업 개요

1. 과업목적

가. 코로나 19로 침체된 수원MICE업계 비즈니스 창출과 산업 활성화

나. 수원MICE구성원 간 교류 증진을 통해 지속가능한 수원 MICE 생태계 기반 확장

2. 과 업 명 : 2021 수원MICE얼라이언스 B2B상담회 및 설명회 운영

3. 과업기간 : 계약일로부터 ~ 2021. 11. 30.

4. 행사개요 및 프로그램(안)        ※ 세부 계획 수립시 변경 가능

가. 행 사 명 : 2021 수원 MAD(2021 Suwon Mice All Day)

나. 행사기간 : 2021년 11월 4일(목)~ 5일(금)

다. 행사장소 : 수원컨벤션센터

라. 주최/주관 : 재단법인 수원컨벤션센터

마. 개최형태 : 온·오프라인(하이브리드 개최)

※ 발표자 및 일반참석자 포함 오프라인 99명 제한

※ 유튜브 등을 통한 온라인 현장 중계

바. 프로그램

시간	DAY1(11/4)	DAY2(11/5)
14:00~14:20	등 록	MICE특강(컨벤션홀)
14:00~16:00		B2B비즈니스 상담회(컨벤션홀) (전면 오프라인 진행)		멘토링 Café (304+ 305호)
16:00~16:20	Post·With 코로나 대비 CVB 워크숍 (온라인 회의)	Break Time		유니크베뉴 탐방
16:20~17:20		Suwon Mice Alliance Summit	Working Skill Session
17:20~17:40		Break Time
17:40~18:40		2021 수원MICE얼라이언스 설명회(컨벤션홀) -2021년 활동현황 및 2022년 활동계획 공유

5. 과업범위

가. CVB 워크숍

나. B2B비즈니스 상담회

다. 수원MICE얼라이언스 서밋

라. MICE 특강 & 워킹스킬 세션

마. 2021 수원MICE얼라이언스 설명회

바. 수원마이스터즈 멘토링 Café

사. 수원MICE 입문 기업 전시

※ 이하 워크숍, 상담회, 서밋, 특강, 설명회, 멘토링, 전시로 표기

6. 세부 과업내용

가. 행사기획 및 운영

1) 총괄 사업계획 수립

- 주제, 컨셉 등 핵심 전략 및 구성 제안

2) 세부 프로그램 별 운영계획 수립

- 장소, 공간구성, 회의실 세팅 방식 제안

- 프로그램별 특징에 맞는 개최방식 제안

3) 사업예산계획

※ 대관 예산 자체 집행(계약 금액 내 미포함)

※ 기자재, 인터넷비용 (계약 금액 내 포함)

나. 참가대상자 초청 관리 및 등록

1) 초청장 발송 및 안내(이메일, 전화, 문자 등)

- [상담회]바이어(학·협회, 관내 공공기관, PCO·PEO),

수원MICE얼라이언스 회원사 등

※ 초청 바이어 최소 40개사 제시 必

- [서밋]수원MICE얼라이언스 회원사 임원급

- [특강]2021 수원MAD 참가자, 수원MICE얼라이언스 회원사 실무진

- [설명회]수원MICE얼라이언스 회원사, 수원 소재 관심 기업,국내 MICE 유관기관 등

- [멘토링]수원마이스터즈 전기수, 수원MICE얼라이언스 회원사 등

- [전시]수원컨벤션센터 지정등록 업체, 수원시 관광기념품 공모전 수상자 등

2) 등록 관리 최종 참가자 리스트 취합

- 주기적 등록상황 보고 및 참가대상자에 지속적 참가 독려

- 등록신청시 개인정보 제공 동의 등 필수요소 확인

3) 상담회 사전 PSA 매칭 진행(수원MICE얼라이언스와 학·협회)

- 상담회 참가 희망 회원사 및 학·협회 사전 신청접수

- PSA 사전상담예약 활용안내 관련 가이드라인 제작 및 배포, 사전매칭 관리

4) 등록(사전, 현장)운영 데스크 설치 등 등록 제반 사항

- 등록 시스템 구축 및 활용

- 참가자 명찰 제작, 각종 현장자료 배부

- 행사장 방역 및 안전관리 대책 마련

5) 현장 미참석자 대상 온라인 생중계 안내

다. 세션 연사초청 및 연사관리

1) 국내 연사 제안 및 섭외

- 행사의 주요 방향 및 개최 취지, 프로그램 일정 등 안내

- 강연 내용 사전 협의

- 연사 일정 등의 변경 사항 발생시 이에 따른 적절한 대응

- 연사 관리 및 연사비 지급

라. 온/오프라인 홍보, 인쇄물 기획/제작

1) 타겟/일정 별 홍보계획 수립

- 키비주얼 제작, 각종 홍보인쇄물 기획, 디자인, 인쇄

(포스터/초청장 및 현장리플렛/자료집 등)

- 친환경 회의 개최를 위한 인쇄/제작물 최소화 방안 제안

- 각종 홍보물(포스터, 초청장 등) 제작 및 온/오프라인 배포

- 광고 집행

- 참가대상 참여 독려를 위한 온라인 광고/경품이벤트 기획 및 집행

2) 각종 온라인 홍보채널 운영

- SNS(페이스북, 인스타그램, 유튜브-기본정보 게시 및 현장송출)

- 온라인 뉴스레터 제작 및 발송

- 참가대상 행사홍보 및 개최안내 문자(SMS) 발송

마. 행사장 조성, 인력 투입 등 현장 운영

1) 회의장(무대/객석/로비) 조성계획 수립, 설치 및 운영

- 회의장 조성계획

- 회의장 전체 배치도면 기재

- 회의장 별 임대 장비, 객석 임차, 수급 및 배치

-[워크숍] 온라인 송출용 화면조성, 온라인 회의 프로그램 구축

-[상담회] 상담회장 총괄 관리 및 상담기관 좌석배치도 배치

-[설명회] 발표준비(PPT), 분과대표 소개, 경품추첨 등

-[멘토링] 현장 조성 및 관리, 식음료 등 지원,

회원사 대상 분과별 멘토 섭외 (※섭외비 별도 예산)

-[전시] 로비에 오픈형 전시 존 구성

2) 인력배치 및 업무분장 계획

- 프로그램별, 시간별 인력 배치

(현장PM/운영요원/사회자/도우미/사진/영상촬영 등)

- 프로그램 큐시트 및 시나리오 기획 방안

바. 온라인 현장 송출 운영 및 관리

1) 하이브리드 행사 중계 계획 수립

- 행사 맞춤형 무대 및 투입장비 기획, 연출 및 운영방안 제안

- 행사 주제 및 개최목표를 보여주는 연출 제안

2) 촬영/송출 시스템 설치, 관리 및 운영

- 현장송출을 위한 시설/장비 설치, 운영 및 철거

(촬영/영상/음향/조명/중계)

- 유·무선 인터넷 신청 및 설치, 운영

- 송출, 시스템 운영 등 원활한 중계를 위한 전문인력 투입

- [워크숍&설명회]실시간 채팅 내 문의사항 응대 및 실시간 일정 안내

사. 안전계획 수립 및 위생・방역 관리

1) 안전관리 및 사고대책 수립 및 관리

2) 행사장 방역에 대한 세부계획 수립 및 전담 인력 배치

3) 실시간 방역물품 구비, 참가자 위생・방역 관리

※ 손소독제, 체온계, 의약품 등 비치, 전체참가자 문진표 작성/제출

4)행사보험 가입

아. 결과보고서 작성, 정산, 관련 시청각자료 취합·제출

1) 용역 완료 후 결과보고서(사진 포함) 등 제출 및 정산 등

2) 행사 참석자 대상 만족도 조사

3) 행사 참석 기관 등 참석자 분류에 따른 통계자료 제출

- 프로그램북 제작 및 행사 주요내용(사진, 동영상 포함) 정리

자. 기타 행사의 원활한 진행에 필요한 제반사항

7. 과업 추진체계

가. 전담조직(인력) 구성 및 운영

1) 계약상대자는 적정한 인력구성을 통한 본 프로젝트 전담조직 구성

2) 총괄 담당자(PM) 지정, 발주기관에 정기적인 업무 공유 및 보고

- “계약상대자” 및 총괄 담당자는 철저하게 착수보고, 실행계획보고, 실무회의 등을 통해 수시로 추진현황 및 계획, 결과를 공유하고 업무협의 및 조정을 진행해야 함

※ 과업 기간 중 인력 및 업무 구성 변경 시 발주기관과 사전 협의 필요

Ⅱ		과업수행 일반지침

1. 일반사항

가. 과업 내용 해석상 이견이 발생한 경우, 발주기관과 계약상대자가 협의하여 결정한다.

나. 계약내용의 변경으로 계약금액을 조정하여야 할 필요가 있는 경우에는 발주기관과 계약상대자가 협의하여 금액을 조정할 수 있다.

다. 과업내용서에 명기되지 않았지만 과업을 수행하는 도중 추가로 시행할 사항이 발생할 경우 발주기관과 계약상대자가 협의하여 진행할 수 있다.

라. 본 과업완료 후에도 경미한 추가 작업이 필요한 경우 발주기관은 계약상대자와 비용부담 등에 대해 협의하여 계약상대자에게 수행을 요청할 수 있다.

마. 정당한 이유 없이 계약상대자가 계약조건 및 지시사항 등을 성실히 이행하지 않을 경우에는 계약을 해지할 수 있다.

바. 사업추진에 있어 계약서, 제안서, 제안요청서, 과업지시서에 포함되지 않는 일반적인 사항은 발주기관과 계약상대자가 협의하여 처리한다.

사. 본 용역의 수행 중 계획내용의 추가 수정, 변경 검토 등의 검토사항에 대하여 발주기관의 요구사항이 있을 시 발주기관과 계약상대자가 협의하여 처리한다.

아. 본 사업 과정에서 발생하는 안전사고에 대하여 행정적, 기술적 제반 비용과 후속 처리는 안전사고 발생에 대한 책임당사자가 부담하며, 상호 책임이 없는 불가항력 등 사유에 기한 경우에는 발주기관과 계약상대자가 협의하여 처리한다.

2. 안전 및 보안대책

가. 본 과업에 대한 모든 서류, 자료 등은 과업에 관련되지 않는 목적으로 사용할 수 없으며, 사전승인 없이는 타인에게 제공 또는 대여할 수 없다.

나. 계약상대자는 발주기관의 서면동의 없이 본 계약상의 권리 혹은 의무를 제3자에게 양도, 이전할 수 없다.

다. 계약상대자는 본인의 업무 결과물이 모방하거나 도용한 것이 아니며, 제3자의 저작권 등의 지식재산권 및 초상권을 침해하지 않았음을 보증한다.

라. 기타 보안과 관련되는 사항은 발주기관의 별도 지침을 따라야 한다.

Ⅲ		과업의 보고 및 성과품 제출

1. 과업의 보고

가. 착수보고 : 계약일로부터 7일 이내

1) 과업 수행 기본방향 및 전략

2) 과업 수행 총괄 계획 수립

- 행사컨셉, 일자 및 세부 프로그램 구성안 등

- 조직 및 인력 운영, 추진일정 및 예산투입 계획 등

나. 주간보고 : 주간 추진현황 및 실적, 차주 계획, 기타 협의사항 등

2. 성과품 제출

가. 제출시기 : 과업 종료 시 (행사 종료 후 15일 이내)

나. 성과품 : 결과 보고서 및 최종 산출물(USB 파일)

1) 최종 결과보고서

- 참가자 수, 등록정보 등 각종 통계 결과 포함

2) 디자인 및 사진, 영상물 원본

3) 기타 행사 기획 및 운영 시 제작된 문서/자료 최종본 일체

※ 성과물의 제출시기 및 범위, 제출 방법 등은 추후 협의 가능